Relances clients automatiques : un système avec Make et l'IA qui s'arrête tout seul

Pourquoi automatiser tes relances de soumission

Prends Rénovations Côté, une entreprise fictive de Sherbrooke. Nadia envoie plusieurs soumissions par semaine, et une bonne partie reste sans réponse. Elle devrait relancer, mais elle n'aime pas déranger, elle perd le fil de qui a reçu quoi, et il lui est déjà arrivé de relancer un client qui avait répondu la veille. Une relance de soumission automatique règle ces trois problèmes, à condition d'être bien encadrée.

Avant de construire, mesure ton point de départ pendant un mois :

• le nombre de soumissions restées sans réponse ;
• le nombre de relances faites à la main et le temps qu'elles t'ont pris ;
• le nombre de relances qui ont mené à un contrat.

Ce sont tes chiffres « avant ». Le gain réel se calcule plus tard : temps avant − temps après.

Ce que fait le système, et ce qu'il ne fait pas

Le système envoie jusqu'à trois relances espacées après une soumission. Il s'arrête tout seul dès que la personne répond, se désabonne, ou que tu changes son statut. Chaque relance part d'un modèle que tu as écrit, au ton honnête. Il ne répond pas à ta place, n'invente aucune promotion et n'écrit jamais à quelqu'un qui n'a pas demandé de soumission.

Le schéma et le tableur de suivi

Le cœur du suivi des soumissions en PME, c'est un tableur (Google Sheets ou Excel). Une ligne par soumission, une colonne par information :

Le schéma tient en quelques décisions, dans cet ordre :

1. Déclencheur : chaque matin, le scénario lit les lignes au statut « soumission envoyée ».
2. Le client a répondu ? L'IA classe la réponse, le statut change, la séquence s'arrête et tu reçois une alerte.
3. Le statut bloque l'envoi ? Gagné, perdu, pause ou désabonné : rien ne part.
4. Le délai est écoulé ? Relance 1 à J+3, relance 2 à J+7, dernière relance à J+14. Après la troisième sans réponse : statut « sans suite », plus aucun envoi.

Construire le scénario dans Make, étape par étape

Make convient bien ici : une exécution par jour, et les modules Gmail et Google Sheets suffisent. Les libellés exacts des modules peuvent varier selon la version de l'outil. Vérifie aussi le prix actuel sur le site de Make : chaque exécution consomme des crédits.

1. Planification : tous les jours, le matin. Puis Google Sheets « Rechercher des lignes » : statut = soumission envoyée.
2. Gmail « Rechercher des courriels » : fil id_fil, expéditeur = courriel du client, reçu après date_dernier_envoi.
3. Routeur. Route A : une réponse est trouvée. Route B : aucune réponse.
4. Route A : appel au modèle d'IA pour classer la réponse, lecture du JSON (Parse JSON), mise à jour du statut et de derniere_reponse, alerte pour toi.
5. Route B : filtre « jours depuis date_dernier_envoi ≥ délai de l'étape » ET « nb_relances < 3 ».
6. Appel au modèle d'IA qui prépare le texte à partir du bon modèle, puis Gmail : créer un brouillon dans le fil, avec ton identification et le moyen de se désabonner.
7. Google Sheets « Mettre à jour une ligne » : nb_relances + 1 et date_dernier_envoi = aujourd'hui, seulement après le succès de l'étape précédente. Si nb_relances = 3, statut « sans suite ».
8. Gestionnaire d'erreur sur les modules d'IA et de Gmail : courriel d'erreur, compteur inchangé.

Les conditions d'arrêt quand le client répond

L'IA classe chaque réponse dans une catégorie fermée : intéressé, question, pas intéressé, désabonnement, absence automatique ou incertain. Règle simple : toutes les catégories arrêtent la séquence, sauf l'absence automatique. Même « incertain » arrête tout et t'alerte. En cas de doute, mieux vaut arrêter que relancer.

Le brouillon, validé par un humain

Pendant les premières semaines, le scénario crée des brouillons au lieu d'envoyer. Tu les relis, tu corriges au besoin et tu les envoies le jour même, puisque le tableur compte déjà la relance comme faite. Quand les brouillons sont bons semaine après semaine, tu peux passer à l'envoi direct, par exemple pour les relances 1 et 2 seulement. Tu débutes avec Make ? La formation IA & Automatisation couvre les bases.

Trois modèles de courriels de relance client et la consigne pour l'IA

Voici trois modèles de courriel de relance client, écrits pour Rénovations Côté (fictive). Chacun identifie l'entreprise et offre un moyen simple de ne plus recevoir de suivi.

Relance 1 (J+3) : vérifier que la soumission est bien arrivée

Objet : Votre soumission pour {{projet}}

Bonjour {{prénom}},

Je voulais m'assurer que la soumission pour {{projet}} est bien arrivée. Si un élément n'est pas clair, ou si vous voulez ajuster quelque chose, je suis là pour en parler.

Bonne journée,
Nadia Côté
Rénovations Côté, Sherbrooke
819 555-0187

Pour ne plus recevoir de suivi à ce sujet, répondez simplement « désabonnement ».

Relance 2 (J+7) : offrir une aide concrète

Objet : Re: Votre soumission pour {{projet}}

Bonjour {{prénom}},

Je reviens vers vous au sujet de la soumission pour {{projet}}. Souvent, une question reste en suspens : le calendrier, les matériaux ou une option à retirer. Si c'est le cas, répondez à ce courriel ou appelez-moi, et on regarde ça ensemble.

Merci,
Nadia Côté
Rénovations Côté, Sherbrooke
819 555-0187

Pour ne plus recevoir de suivi à ce sujet, répondez simplement « désabonnement ».

Dernière relance (J+14) : fermer la boucle poliment

Objet : Re: Votre soumission pour {{projet}}

Bonjour {{prénom}},

C'est mon dernier suivi : je ne vous écrirai plus à ce sujet. Si le projet revient plus tard, ma porte reste ouverte, et je serai contente de mettre la soumission à jour.

Au plaisir,
Nadia Côté
Rénovations Côté, Sherbrooke
819 555-0187

Pour ne plus recevoir de messages de notre part, répondez simplement « désabonnement ».

« Dernier suivi » doit être une promesse tenue : la séquence s'arrête réellement après ce message.

La consigne pour l'IA (méthode RCTF)

La méthode RCTF (Rôle, Contexte, Tâche, Format) donne une sortie prévisible. L'IA ne part pas de rien : elle ajuste ton modèle au projet.

RÔLE : Tu es l'adjointe administrative de Rénovations Côté, entrepreneur en rénovation à Sherbrooke. Ton ton est poli, chaleureux et direct.

CONTEXTE : Une soumission a été envoyée et le client n'a pas répondu. Client : {{prénom}}. Projet : {{projet}}. Numéro de relance : {{numéro}} (1, 2 ou 3). Modèle à suivre : {{modèle de la relance}}. Ton texte sera relu par Nadia avant tout envoi.

TÂCHE : Adapte le modèle au projet du client, en 90 mots maximum. Garde la signature, les coordonnées et la phrase de désabonnement telles quelles.
INTERDITS : aucune fausse urgence (« offre limitée », « dernière chance ») ; aucun prix, rabais ou date de travaux ; n'invente aucune information ; ne modifie jamais les coordonnées.

FORMAT : Réponds UNIQUEMENT par ce JSON, sans texte avant ni après :
{"objet": "...", "corps": "...", "statut": "ok"}
Si une information du contexte est vide ou incohérente, réponds :
{"objet": "", "corps": "", "statut": "incertain"}

Dans le scénario, un filtre vérifie que statut = ok et que le corps n'est pas vide. Sinon : aucun brouillon, et une alerte pour toi.

Les tests avant d'activer

Écris tes résultats attendus avant de tester, et utilise des adresses de test à toi, jamais de vrais clients.

• Aucune réponse, J+3 : un brouillon de relance 1 est créé dans le fil, nb_relances = 1.
• Réponse « On signe ! C'est quoi la suite ? » : intéressé, séquence arrêtée, alerte.
• Réponse « Arrêtez de m'écrire svp » : désabonnement reconnu sans le mot exact, statut désabonné, plus jamais d'envoi.
• Réponse d'absence « De retour le 20 » : absence automatique, la séquence continue.
• Client qui répond depuis une autre adresse : non détecté. Vérifie que ta mise en pause manuelle (statut « pause ») bloque l'envoi suivant.
• Cas absurde, une réponse qui contient seulement « 42 » : incertain, séquence arrêtée, alerte.
• Échec d'envoi simulé : compteur inchangé, courriel d'erreur.

Exemple fictif : chez Rénovations Côté, « On a trouvé quelqu'un, merci ! » était d'abord classé « incertain ». Nadia a ajouté cet exemple à sa consigne de classement, puis a repris tous les tests.

Consentement et LCAP : les principes à respecter

Une relance de soumission par courriel peut être considérée comme un message électronique commercial. Au Canada, ces messages sont encadrés par la Loi canadienne anti-pourriel (LCAP). Au niveau des principes :

• Consentement : tu écris seulement aux personnes qui t'ont demandé une soumission. Selon les lignes directrices du CRTC sur le consentement tacite, une demande de renseignements peut fonder un consentement tacite pour une durée limitée.
• Identification : chaque message indique clairement qui l'envoie, avec des coordonnées valides.
• Désabonnement : un moyen simple de ne plus recevoir de messages, respecté rapidement (les lignes directrices du CRTC parlent de dix jours ouvrables au plus). Ton système doit le traiter automatiquement, et tu dois l'avoir testé.

Pour la loi, ses règlements et les autres lignes directrices, consulte la page officielle du CRTC La Loi, ses règlements et les lignes directrices. Ce n'est pas un avis juridique : ta situation est à faire valider par une personne compétente en droit.

Erreurs fréquentes

• Envoyer avant de vérifier la réponse. Tu relances alors quelqu'un qui a répondu la veille.
• Augmenter le compteur avant l'envoi. Si l'envoi échoue, le client saute une relance.
• Aucune limite. Sans nombre maximal de relances, le système insiste indéfiniment.
• Laisser l'IA écrire librement. Sans modèle ni interdits, elle peut inventer un rabais ou une urgence.
• Passer à l'envoi direct trop vite. Garde les brouillons tant que tu corriges encore des messages.
• Oublier la mise en pause manuelle. Un client qui t'appelle doit sortir de la séquence en un clic.

Le même schéma s'applique aux factures en retard, avec des rappels de paiement qui restent polis et un appel humain après le dernier rappel. C'est l'un des 30 systèmes d'IA prêts à adapter du Programme complet.

Questions fréquentes

Comment automatiser les relances clients sans être insistant ?

Limite-toi à trois relances espacées, vérifie toujours si le client a répondu avant d'envoyer, offre un désabonnement simple et annonce clairement le dernier suivi.

Combien de relances envoyer après une soumission ?

Il n'existe pas de nombre officiel. Trois relances (par exemple J+3, J+7 et J+14) laissent le temps au client sans le harceler. Ajuste selon ton secteur.

Quoi écrire dans un courriel de relance pour une soumission ?

Un rappel court : le projet, une offre d'aide concrète, ton identification, tes coordonnées et un moyen de ne plus recevoir de suivi. Pars des trois modèles ci-dessus.

Est-ce que je peux faire ce système sans Make ?

Oui. n8n fonctionne aussi : la logique ne change pas.

Faut-il le consentement du client pour une relance de soumission ?

Par prudence, pars du principe que la LCAP s'applique à tes relances. Une demande de soumission peut fonder un consentement tacite limité dans le temps (voir la section sur la LCAP). Ton cas est à faire valider par une personne compétente en droit.

L'IA peut-elle répondre aux clients à ma place ?

Dans ce système, non. L'IA classe les réponses et prépare des brouillons ; c'est toi qui réponds et qui valides.

Mis à jour le 12 octobre 2026.